Change Canvas – Das Feld Dringlichkeit

Vor kurzem habe ich darüber geschrieben, wie es uns das Change Canvas ermöglicht, Veränderungsprozesse mit ruhiger Hand zu führen und zu begleiten. Dabei habe ich einen Allgemeinen Überblick über das Change Canvas und seine Felder als Ganzes gegeben. Heute steigen wir in die Details ein und werfen einen genauen Blick auf das Feld Dringlichkeit. Wir werden sehen: Ohne ein Gefühl von Dringlichkeit geht gar nichts!

Warum Dringlichkeit so wichtig ist: Der Mensch ist ein Gewohnheitstier


„Der Mensch ist ein Gewohnheitstier“ – Das ist eine dieser kleinen Alltagsweisheiten, in denen eine Menge steckt. Gewohnheiten bestimmen unseren Alltag, privat und beruflich. Ohne sie wären wir völlig überlastet. Wie komme ich morgens aus dem Bett und pünktlich zur Arbeit? Welche Schritte muss ich dafür vollziehen? Dank meiner Gewohnheiten muss ich darüber nicht nachdenken. Ich stolpere ins Bad und putze mir die Zähne noch im Halbschlaf. Ich muss die Vor- und Nachteile des Zähneputzens nicht neu abwägen oder neu lernen, wie man die Tube öffnet oder wie ich die Zahnbürste im Mund führe. Ich mache einfach. Jeden Morgen. Im Wesentlichen immer gleich. Meine Gewohnheiten entlasten mich. Und das ist super ...

... bis mein Zahnarzt meine Putztechnik kritisiert. Er sagt: So wie ich mir immer die Zähne putze, wird irgendeine Ecke oder ein Zahnfleischrand nicht richtig sauber. Ansonsten ist aber alles OK und noch ist kein Schaden eingetreten. Die große Gefahr ist jetzt, dass ich morgens im Halbschlaf vor den Spiegel taumele und zwar vielleicht irgendwie darüber nachdenke, dass ich hier irgendwas anders machen sollte, aber dennoch weiter meiner Gewohnheit folge und mit der Zahnbürste weiter wie immer in meinem Mund herumbürste. Zahnzwischenraumbürste? Zahnseide? Morgen. Oder nächste Woche. Mal schauen, ob ich daran denke, wenn ich das nächste Mal im Drogeriemarkt bin.

Und genauso läuft es nicht nur auf individueller Ebene, sondern auch in der Zusammenarbeit mit anderen. Das Problem verschärft sich sogar noch, wenn Gewohnheiten zu Bürokratie gerinnen und Änderungen an Abläufen Gewohnheiten vieler Menschen durcheinanderbringen würden. Ja, wir haben immer mal wieder Qualitätsprobleme, aber meistens läuft es ja gut und der Umsatz stimmt. Außerdem sitze ich in den aktuellen Abläufen angenehm weit oben in der Entscheidungshierarchie. Auch daran habe ich mich gewöhnt. Ja, man müsste da mal was machen, aber im Moment muss Projekt X fertig werden. Das ist erst einmal wichtiger. Der Gedanke „Da müssten wir mal was ändern.“ kommt zwar immer wieder auf, geht aber auch immer wieder unter in unseren Alltagsgewohnheiten.

Dringlichkeit heißt JETZT!
 

Aus genau diesem Grund ist „Dringlichkeit“ meist das erste Feld, das ich im Change Canvas ausfülle. Die Aufgabe des Felds ist ganz einfach: Es verwandelt den Gedanken: „Da müssten wir mal was ändern.“ in die Einsicht:„Wir müssen JETZT was ändern!“. Ohne diese Einsicht greifen wir bei der Lösung von Problemen immer wieder auf unsere Gewohnheiten zurück. Wir putzen die Zähne wie immer. Wir geben den Vorgang in den gleichen etablierten Q&A-Prozess wie zuvor. Mit dieser Einsicht schalten wir in einen anderen Modus. Auch wenn ich zu spät zur Arbeit komme, ich MUSS HEUTE in den Drogeriemarkt und die Zahnzwischenraumbürstchen kaufen! Auch wenn dieses Quartal dadurch weniger Projekte bearbeitet werden können, wir MÜSSEN unser Qualitätsmanagement JETZT anders aufziehen und mit der Zertifizierung beginnen.

So funktioniert das Feld Dringlichkeit

Die Felder des Change Canvas bieten einen systematischen Zugang zu komplexen Themen, hier Dringlichkeit. So stellen wir sicher, dass wir in unsicheren Zeiten (und das sind Veränderungsprozesse) nichts vergessen. Hier ist eine Liste der typischen Fragen und Themen, die ich im Feld Dringlichkeit durchgehe:

Perspektiven erfassen & Stakeholder einbeziehen

Zunächst gilt es, verschiedenen Stakeholdern die Gelegenheit zu geben, ihre Perspektive einzubringen und ein erstes Verständnis der Situation zu entwickeln. Beispiele für Fragen und Themen:

  • Ist die dringende Veränderung eine Bewegung „weg von“ oder „hin zu“ einem Zustand?
  • Was ist der Antrieb für die Veränderung? Lässt sich dieser quantifizieren?
  • Aufmerksamkeit wecken, die Beteiligten wachrütteln und über gemeinsame Diskussion & Austausch alle sensibilisieren und einbinden.
Ursachen für die Dringlichkeit erarbeiten

Um das nötige Gefühl von „Dringlichkeit“ zu erzeugen, hilft es, gezielt die Ursachen und Gründe zu erarbeiten, die Veränderungen JETZT nötig machen. Anders gesagt: Warum ist der Change Prozess jetzt dringend? Dabei kann es sich um eine Reihe an externen und internen Faktoren handeln, z. B.:

  • Marktbedingungen (Lieferketten, Energiepreise, Kundennähe)
  • Wettbewerbsdruck (Preise, Technologie)
  • Technologische Entwicklungen
  • Qualitätsprobleme
  • Regulatorische Änderungen
  • Effizienzsteigerung in Prozessen
  • Digitalisierung von Abläufen
Prioritäten, Ressourcen, Messbarkeit & Verantwortlichkeiten

Um aus der Einsicht „Wir müssen JETZT was ändern!“ zu tatsächlicher Veränderung zu kommen, müssen auch diese Punkte geklärt werden:

  • Es können nie alle Veränderungen gleichzeitig durchgeführt werden, also müssen wir priorisieren.
  • Von Nichts kommt Nichts. Die Veränderungen benötigen Ressourcen und diese müssen klar zugewiesen werden.
  • Erfolgreiche Veränderung sollte messbare Konsequenzen haben. Welche sind das? Wie messen wir Erfolg? (Hinweis: Dem Thema Messbarkeit wenden wir uns im Artikel zum Feld „Erfolgsfaktoren“ noch einmal intensiver zu.)
  • Wer ist im Veränderungsprozess für was verantwortlich? Diese Frage sollte möglichst konkret beantwortet werden.
Methoden und Gesprächsformate

Im Change Canvas setze ich gerne auf unterschiedliche Methoden und Gesprächsformate. Beim Bearbeiten des Felds Dringlichkeit haben sich die folgenden als nützlich erwiesen, um tolle Ergebnisse zu erzielen und die Thematik immer wieder aus neuen Perspektiven zu betrachten:

  • Retroperspective (Was sollte beibehalten werden, was sollte mehr gemacht werden, was sollten wir aufhören, was sollten wir weniger machen und was sollten wir starten?)
  • 15 Fragen
  • Story Telling
  • Trend Analyse
  • 360° Feedback
  • Dark Horse Ansatz
  • Fish Bowl Format
  • Peer Consulting

Das war ein Einblick in das Feld Dringlichkeit des Change Canvas. In Kürze kommt ein weiterer Beitrag, in dem wir uns gemeinsam das Feld Vision ansehen.