Beteiligte/Stakeholder identifizieren

In diesem Schritt wird festgelegt, welche Personenkreise wirklich in relevanter Weise von den Anstehenden Veränderungen betroffen sein werden. Aus meiner Erfahrung kann ich sagen: Es lohnt, eine Weile hier zu verweilen und gründlich an die Frage heranzugehen. Am Ende sind es meist mehr Menschen und Personenkreise als auf den ersten Listen stehen – die Gefahr, dass einige wichtige Stakeholder von Beginn an übersehen werden, ist nicht klein!

Die Ergebnisse dieses Schritt wirken oft noch etwas überwältigend. Die (berechtigte) Befürchtung: Viele Köche verderben den Brei. Es reicht also nicht, mit der Sammlung der Stakeholder stehenzubleiben und "irgendwie" mit diesen zu reden.

Stakeholdergruppen analysieren und kategorisieren

In diesem Schritt werden die Stakeholder analysiert und kategorisiert, um später eine Zielgruppengerechte Ansprache und Einbindung ins Projekt zu gewährleisten. Als Grundlage für die Kategorisierung haben sich beispielsweise die folgenden Merkmale als sinnvoll erwiesen:

1. Beeinträchtigung durch die Veränderung

2. Grad der Veränderung

3. Einfluss in der Organisation

4. Mögliche Widerstände vs. mögliche Botschafterfunktion

Strategie für die Kommunikation und Einbindung festlegen

Jetzt, da wir die beteiligten Gruppen kennen und ein erstes Gefühl dafür haben, wie wie gegebenenfalls von den Veränderungen betroffen werden, kann eine Strategie ausgearbeitet werden. Das Vorgehen ähnelt dabei dem eines Vertriebsteams, das seinen potnetiellen Kunden ganzheitlich betrachtet. Teile dieser Strategie können beispielsweise sein:

1. Welche Kanäle stehen zu welchen der Gruppen zur Verfügung? Wie oft wird über diese mit wem über welche Inhalte kommuniziert?

2. Welche Multiplikatoren/Botschafter können in die Kommunikation eingebunden werden (Personen in der Organisation die die Veränderung unterstützen)?

3. Wie kann Feedback über den Change Prozess gesammelt werden (z. B. Einbindung von Mitarbeitern in sog. Soundingboards (Rückmeldungsveranstaltungen)? Was läuft gut, was kann/Muss verbessert werden? Welche vielleicht unvorhergesehenen Probleme treten auf?

Stakeholder von Beginn an wirklich einbeziehen

Die große Gefahr ist, dass Stakeholder identifiziert und die Strategien zu deren Einbindung erstellt werden ... und dann startet das Change Projekt und wird durchgezogen, ohne dass Feedback der Stakeholder erkennbar aufzugreifen. Für die Verantwortlichen im Change Projekt ist es daher immer wieder wichtig, sich selbst zu überprüfen: Geben wir den Stakeholdern wirklich die Gelegenheit, Feedback zu geben? Und haben sie damit auch wirklich Gelegenheit, den Prozess mit zu gestalten oder verpufft es schnell und ungehört? Und wenn die Stakeholder wirklich einen Einfluss auf den Prozess nehmen können: Machen wir das für sie auch spürbar – beispielsweise, in dem wir den Change Prozess mit einem Newsletter begleiten, indem der Einfluss der Stakeholder auf den Change Prozess direkt thematisiert werden kann (Wir wollten X tun, haben aber von auch Y gehört, deshalb machen wir jetzt Z. Was haltet ihr davon?).